إدارة المكتب
إن عملية الإدارة للمكتب ليست إطلاقا بالأمر اليسير، فينبغي أن نكون كثيري الحذر بالإضافة إلى ضرورة دراسة ذلك الأمر، حيث إن الإدارة تتطلب أدوات ومهارات متوفرة لكي تساعدنا على أن نصبح ناجحين في إدارة ذلك المشروع، فأي مدير ناجح لأي عمل من الواجب عليه أن يكون على معرفة بالكثير من الأدوات والمهارات اللازمة للإدارة بالإضافة إلى قدرته على التنسيق بينه من حيث قيامه بالتخطيط وبالتنظيم بطريقة جيدة.
والآن سوف نتعرف على أهم التعليمات اللازمة لكي تكون مدير ناجح بالمكتب وكذلك أهم الفنون اللازمة لإدارة المكتب بنجاح.
مهمة مدير المكتب
إن المهمة الأساسية لمدير المكتب هي التأكد من أن العمل يتم بطريقة بسيطة وفعالة دون حدوث أي مشاكل، والمقصود بالمشاكل هنا هو عدم وقوع أي شيء مفاجئ يؤدي إلى عرقلة سير العمل، كما أن تلك الوظيفة كثيرة النواحي التي تحتاج إلى قدرات ممتازة على التنظيم، وكذلك التخطيط المناسب للعمل بطريقة يومية وكذلك أسبوعية وشهرية من أجل تحقيق الهدف المطلوب من العمل.
كما أنه يقوم بوضع ميزانية مبدئية للعمل بالمكتب لفترة معينة من الوقت، وينبغي أن يكون لديه المهارة على التعامل مع الشخصيات المختلفة سواء من الموظفين بالمكتب أو العملاء بمنتهى الهدوء، وهناك العديد من الأمور التي ينبغي أن تكون على دراية بها حتى تصبح مدير ناجح للمكتب وسنتعرف على أهمها بالنقاط التالية.
الإلمام بكل شؤون المكتب
إذا كنت تريد أن تصبح مدير ناجح للمكتب فينبغي أن تكون لديك القدرة على الإحاطة بجميع الأشياء التي تحدث بالمكتب، بمعنى الإشراف على كل الأمور الواردة إليه والخارجة منه، كما ينبغي أن تكون على معرفة بالمهام التي يجب القيام بها والتي تم ذكرها سابقا وغيرها من المهام الأخرى، إن مهمة مدير المكتب الناجح تبدأ من وقت التعيين للموظفين وما يتبع ذلك من الإشراف على النشاط الذي يقوم به الموظف ومدى قدرته على إنجاز العمل.
لابد من الحزم في إتخاذ القرارات عند الإدارة
لكي تصبح مدير مكتب ناجح ينبغي أن تكون حازم في إتخاذ القرار المناسب لحسن سير العمل دون تردد، على سبيل المثال إذا كان المكتب يحتاج إلى بعض الأدوات وسيتعطل العمل إن لم تتخذ قرار الشراء فلابد من عدم التردد في إتخاذ القرار.
التمكن من المحافظة على المخزون
بما أن مدير المكتب الناجح هو المسئول الأول على توفير كل الضروريات اللازمة لسير العمل بالمكتب وفي حالة عدم توافرها سيتعطل العمل، فأهم مهامه التأكد من حسن سير العمل بالمكتب، فلابد ن أن يكون على دراية بكل الأدوات المتاحة بالمكتب وفي حالة البدء بنقصانها يقوم بتوفيرها حتى لا يتعطل العمل.
معرفة قانون العمل وإعطاء الحقوق للعمال
من الأخطاء الشائعة التي يقع بها أي مدير مكتب عدم الدراية بقانون العمل وما يوفرة للعمال من حقوق واجبة، ويتضح ذلك الأمر في المشكلات التي تحدث بين العمال وأصحاب المكاتب بالمحاكم، لذلك ينبغي معرفة الحقوق التي يضمنها القانون إلى العمال مقل الأجر الشهري والأجازات السنوية والمرضية وغير ذلك من الحقوق، وعند فصل أحد العاملين ينبغي الإلتزام بالجانب القانوني في ذلك الأمر.
القدرة على توفير مناخ جيد للعمل بالمكتب
والمقصود هنا أن يقوم مدير المكتب بتوفير المناخ الذي ينشأ من خلاله علاقة يسودها المودة بين جميع العاملين بالمكتب، وكذلك بين العاملين ومسؤوليهم، فينبغي على مدير المكتب الناجح أن يكون لديه القدرة في التصرف مع كل تلك الأمور حتى يتمكن من حل كل المشاكل التي قد تحدث بين العاملين بالمكتب، وينبغي على مدير المكتب الناجح سرعة تسوية تلك المشكلات حتى لا تؤثر على إستقرار العمل بالمكتب.
ومن المستحيل أن يظل العمل في حالة إستقرار دائم، ففي بعض الأحيان يزداد مستوى أداء العمل بالمكتب أو ينخفض، فعملية الإستقرار بشكل دائم لأي مشروع من الأمور التي يصعب تحقيقها، فإذا كنت تريد أن تصبح مدير مكتب ناجح فينبغي عليك أن تتوصل إلى الأساليب التي تساعدك على إنجاح المشروع، وهذا الأمر يحتاج إلى ضرورة القيام بإجراء حوارات مع العاملين بالمكتب.
وينبغي أيضا ضرورة الإستماع إلى مقترحاتهم من أجل الوصول إلى أعلى مستوى من النجاح.