مجالات استخدام قاعدة البيانات
يدخل استخدام قواعد البيانات في العديد من الأنظمة الاقتصادية والصناعية الكبرى التي تحتاج إلى تخزين كمية هائلة من المعلومات والبيانات من أجل الرجوع لها وقت الحاجة إليها وضمان عدم ضياعها أو تطفل أحد الأفراد على ما تحويه تلك البيانات حيث تستخدم قاعدة البيانات في كافة الهيئات و المؤسسات في العصر الحديث على رأسها المستشفيات التي تحتاج إلى تكوين قاعدة بيانات خاصة بها تقوم بتسجيل عليها كافة البيانات الخاصة بالمرضى المتعاملين معها والقانتين فيها للعلاج وبياناتهم الشخصية وحالاتهم من أجل توفير الوقت والجهد على الأطباء في البحث في المستندات عن المعلومات الخاصة بالحالة التي يقوم بمعالجتها.
كيفية تجهيز قاعدة بيانات
بجانب حاجتها لها في قسم الحسابات بالمستشفى الذي يقوم بتسجيل أسماء وعناوين وأرقام وبيانات الأطباء والممرضين والموظفين بالمستشفى ومرتباتهم ومواعيد ترقياتهم والزيادات الخاصة بهم والعلاوات وأوقات السهر والتخصصات الموجودة في المستشفى ذاتها والأدوية المتوفرة فيها والتي تعاني فيها من نقص حتى يتم طلب الدعم بها من وزارة الصحة المسئولة عن توريد تلك الأدوية للمستشفيات الحكومية والتعاقد عليها مع مصانع الأدوية.
هذا في مجال الصحة أما في مجال التعليم أصبحت المدارس والجامعات أحوج ما تكون إلى قواعد البيانات من أجل تسجيل بيانات الطلاب ومؤهلاتهم والدرجة التعليمية الخاصة بهم والتقديرات الحاصلين عليها من أجل تسليمهم شهادات التخرج والنتائج، بالإضافة إلى تحصيل الرسوم المفروضة عليهم، وتستخدم قواعد البيانات في العديد من الأنظمة في المجال الاقتصادي مثل الأنظمة البنكية التي يتوقف العمل فيها في حالة وجود خلل في قاعدة البيانات الخاصة بها حيث يعتمد البنك بشكل كامل على تلك البيانات المسجلة عليها مثل أسماء وعناوين وأرقام العملاء أصحاب الودائع والحسابات في البنك.
بالإضافة إلى تسجيل عمليات السحب والإيداع بشكل دوري بمجرد حدوثها والمبالغ الموجودة في حساب كل فرد ومن ضمن أمثلة استخدام قاعدة البيانات في المجال الاقتصادي المصانع الكبرى التي تحتاج إلى تخزين كمية كبيرة من المعلومات التي تضمن لها حقوقها في العقود المبرمة مع الكيانات الاقتصادية الكبرى والدول في بعض الأحيان وتسجيل كميات البضائع التي يتم تصديرها والمواد الأولية التي يقوم المصنع بشرائها من أجل استخدامها في عملية التصنيع والقيام بتحديد فرق الأسعار في الأسواق ونسبة الربح التي يحصل عليها صاحب المال فيما إذا كان المصنع مصنف ضمن القطاعات الخاصة.
وفيما يلي سنشرح بشكل تفصيلي كيفية إنشاء قاعدة بيانات
الخطوة الأولى نقوم بتحميل برنامج مايكروسوفت أوفيس أكسيس وتنصيبه ثم الدخول على الصفحة الرئيسية واختيار إنشاء قاعدة بيانات جديدة في أولى الاختيارات المعروضة على الصفحة.
ثم نقوم بتحديد حجم قاعدة البيانات وإسمها فيما بعد إنشاء القاعدة الجديدة.
يظهر لنا العديد من الجداول نختار الجدول المناسب لعمل الشركة أو المؤسسة المنشأة على حسب شكل الأعمدة المناسبة سواء كانت في قسم الحسابات أو قسم إداري نختار ما هو مناسب لها.
فيما بعد نقوم بتحميل نسخ من البيانات التي نرغب في تخزينها على قاعدة البيانات أو نقوم بإدخالها بشكل يدوي مثل برامج الوورد العادية في أوراق البيانات الفارغة الموجودة في القاعدة.
وحتى لا يتم خلط البيانات الموجودة ينبغي تقسيم الأعمدة وتحديد اسم خاص بكل عمود في الجدول من أجل الإشارة إلى ما يحويه من بيانات مثل تسمية العمود على حسب اسم الشخص الذي يحوي معلومات عنه ثم نقوم بترتيب تلك الأعمدة وفقا للشكل المناسب لوجهة نظر المستخدم عن طريق النقر على العمود وسحبه وترتيبه وسط باقي الأعمدة في الجدول.