كلنا نتعرض لهذا الموقف وهو أننا نحتاج طلب خدمة من احد سواء كان غريب أو قريب، وفي الحالتين هناك إتيكيت معين لطلب الخدمة وسوف نقوم بتوضيحه فيما يلي:
معرفة المجهود الذي يبذلهُ الشخص من أجلك:
في البداية يجب معرفة أن الخدمة التي سوف يقدمها لنا هذا الشخص سوف تحتاج أن يبذل مجهود حتى لو كان بسيطًا، ولهذا السبب يجب الطلب بذوق ولباقة وحتى تعطي الشخص الذي أمامك طاقة إيجابية ليقوم بعمل ما تطلبه منه، وخاصة في حالتين إذا كان الشخص غريبًا عنك، أو إذا كانت الخدمة التي سوف يقوم بتقديمها شاقة، وتحتاج إلى مجهود.
إتيكيت طلب الخدمة:
إن طلب الخدمة يحتاج إلى بضعة عناصر ومنها:
إن كنت ستقابل هذا الشخص لتطلب منه الخدمة فيجب أن لا تتأخر على الموعد المحدد بينكما أو تذهب قبل الموعد بقليل، وفي حالة إرسال الخدمة في رسالة على البريد الإلكتروني ستترك الرسالة في الوقت الذي تريد، وتترك له حرية الرد في الوقت الذي لا يكون لدية أي مشاغل.
بالنسبة للأسلوب فإن طريقة إرسال بريدك الإلكتروني أسلوب رسمي لا يشترط مع الطلب على أرض الواقع، أما بالنسبة لحالة أنك تطلب من شخص أمامك فيجب مراعاة تعابير جسمك والتي تسمى لغة الجسد فهذا يساعد على توصيل الكلام بطريقة أسرع وأوضح.
إذا كان الشخص أمامك فقد تنتظر منه رد على الفور سواء بالقبول أو بالرفض، أما إذا كان على البريد الإلكتروني فقد يتأخر الرد قليلًا، حيث تترك فترة للشخص يفكر ثم يرد.
طريقة تقديم النفس بإتيكيت:
تقوم بتحية الشخص الذي سوف تطلب منه الخدمة تحية تليق بمركزه، وعلى مدى الصلة التي بينكما وأيضًا مراعاة نوع الشخص حيث أن تحية الرجل تختلف عن تحية المرأة، وبالنسبة لو كان شخص غريب عنك فهي تحتاج إلى أن تكون أكثر رسمية وتبتعد عن المزاح، وبالنسبة مع الأصدقاء فيمكن أن تكون على طبيعتك بعيدًا عن الرسميات، والتحية مع زميلك تختلف عن التحية مع المدير، لا يجب أن تطلب الخدمة بشكل مباشر يجب تقديم نفسك أولًا وخاصة إذا كان الشخص غريب عنك.
طريقة الحوار:
وهذا يرجع إلى منصب الشخص الذي أمامك ومكانته، وأيضًا مدى علاقته بك، وذلك لأن طلب الخدمة يتطلب أسلوب راقي، والابتعاد عن طريقة الكلام السيئة، واستخدام ألفاظ سيئة أو غير مناسبة، وانتقي الكلمات جيدًا، وحاول أن تقنع الشخص أن هذه الخدمة سوف تفيدك وعليك أن تتقبل اختياره سواء بالموافقة أو الرفض، وفي البداية استخدم كلمة ((أود طلب خدمة منك)).
توضيح سبب طلب الخدمة:
يفرض عليك الإتيكيت أن تطلب توضح سبب طلب الخدمة بأسلوب لبق ومهذب وصادق بدون مبالغة، ويجب أن تتحلى بالأمانة عند ذكر السبب.
وضح قدرتك على التفهم:
يجب عليك أن توضح للشخص الذي ستطلب منه الخدمة أنك سوف تتقبل اختياره سواء بالموافقة أو الرفض وأنه حر في الاختيار وذلك حتى لا تضع الشخص في موقف محرج.
تجنب اللوم:
إذا لم يستطيع الشخص تقديم الخدمة لك فتجب نهائيًا أن تلومه أو تقوم بعاتبة وتذكر دائمًا أنه غير ملزم بعمل الخدمة، وأنه مخير وتقبل رأيه بكل بساطة.
الإيجاز أثناء طلب الخدمة:
تجنب المحادثات التي ليست لها أي علاقة بالموضوع أثناء طلب الخدمة وقم بطلبها بشكل مباشر وواضح، وإن كنت قد قدمت للشخص خدمة في السابق فتجنب نهائي أن تحدثه عنها سواء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة، لأنك في الحالة تجعله مجبر على تنفيذ الخدمة لو لم يرد ذلك.
احترم الحدود بينكما:
عند طلب الخدمة من أي شخص لا تنسى الحدود والفاصل التي بينك وبين الشخص الذي تطلب منهُ سواء كان هذا الشخص زميلك، أو مديرك، وخاصة إذا كان الشخص غريب فلا يجب عليك أن تستخدم نفس الأسلوب وطريقة الحوار التي تستخدمها مع الأشخاص المقربين.
تحدثنا في هذا الموضوع عن فن الإتيكيت في التعامل أثناء طلب خدمة، واحترام وجه نظر الشخص وأيضًا وضع نفسك مكانه وحاول أن تفكر في الموقف من وجه نظر أخرى كي تتفهم وتقدر وضح الشخص الذي أمامك في حالة الرفض، وأيضًا عرفنا فن الإتيكيت في طلب الخدمة.